Ein Wechsel der Immobilienverwaltung kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein, sei es aufgrund von Unzufriedenheit mit dem aktuellen Dienstleister, Kostenersparnis oder besserem Service. Beim Wechsel gibt es jedoch einige wichtige Aspekte zu beachten, insbesondere in Bezug auf Fristen und Kosten.
Die Kündigung der WEG-Verwaltung ist durch die neuen gesetzlichen Regelungen (Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz WEMoG vom 01. Dezember 2020) erleichtert worden. Eigentümer können nun flexibler auf Unzufriedenheit mit der Verwaltung reagieren und die bestehende Verwaltung abberufen. Die Abberufung ist jedoch nicht gleichzusetzen mit der Kündigung des Verwaltervertrages: Dieser läuft auch bei Abberufung der Verwaltung bis zu sechs Monate weiter, mit entsprechendem Anspruch auf die Verwalterverütung.
Fristen
Beim Wechsel der Immobilienverwaltung müssen bestehende Verträge und gesetzliche Regelungen berücksichtigt werden:
- Abberufung: Überprüfen Sie die Laufzeit des bestehenden Vertrags. Häufig haben Verwalterverträge feste Laufzeiten. Nach der Reform des Wohnungseingentumsgesetzes vom 01. Dezember 2020 (jetzt Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz WEMoG) kann der Verwalter jedoch jederzeit ohne Angabe von Gründen durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft abberufen werden.
- Kündigungsfrist für Verwalterverträge: Nach Abberufung des Verwalters endet der Vertrag automatisch sechs Monate nach Abberufung. Sollte die Gemeinschaft vor Ablauf dieser Frist den Vertrag kündigen wollen, gelten die Fristen laut Vertrag – nicht jedoch länger als sechs Monate.
Während dieser Zeit steht dem Verwalter die Verwaltungsgebühr ohne Abzüge zu.
Kosten
Der Wechsel der Immobilienverwaltung kann mit verschiedenen Kosten verbunden sein:
- Abschlusskosten: Manche Verwalter erheben eine Gebühr für die Vertragsauflösung. Diese sollte im Vertrag klar geregelt sein.
- Übergabekosten: Bei der Übergabe der Verwaltung an einen neuen Dienstleister können Kosten entstehen, beispielsweise für die Übergabe von Dokumenten oder die Aktualisierung von Systemen.
- Neue Verwaltungsgebühren: Der neue Verwalter hat möglicherweise andere Gebührenstrukturen. Es ist wichtig, diese im Vergleich zum bisherigen Vertrag zu prüfen.
Auch die Vertragsinhalte können abweichen: Welche Leistungen sind in der Gebühr enthalten, welche nicht? Wie werden Sonderleistungen berechnet? Das betrifft unter Anderem An- und Abfahrtskosten, zusätzliche Eigentümerversammlungen, Umlaufbeschlüsse, Begleitung von Sanierungsmaßnahmen, Vertretung in Rechtsstreitigkeiten. Auch die Entscheidungsbefugnis für Instandhaltungsmaßnahmen, insbesondere der Kostenrahmen, müssen definiert werden. In der Regel erwartet eine Verwaltung einen Rahmen von etwa 3.000 € bis 5.000 €.
Die PT Administration GmbH wird diesen Rahmen grundsätzlich nur für Instandhaltungsmaßnahmen nutzen, die zeitkritisch, notwendig oder gesetzlich gefordert sind. Oder eben auch für die Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümerversammlung.
Schritte beim Wechsel
Neben den oben erwähnten Punkten gibt es potenziell weitere zu überprüfende Punkte:
- Analyse des bestehenden Vertrags: Überprüfen Sie den bestehenden Vertrag auf Fristen, Kosten und vor allem Bedingungen.
- Marktrecherche: Vergleichen Sie verschiedene Immobilienverwaltungen und deren Angebote. Aktuell ist es insbesondere für kleinere WEG unter 20 Einheiten schwierig, eine neue Verwaltung zu finden.
Die Gründe: Eine WEG mit wenig Einheiten verursacht einen vergleichbaren Aufwand wie ein Objekt mit mehr Einheiten – die Verwaltervergütung ist also im Verhältnis geringer, da sie nach Anzahl der Einheiten berechnet wird. - Vertragsverhandlungen: Verhandeln Sie die Konditionen mit der neuen Verwaltung und klären Sie alle offenen Fragen. Benennen Sie einen Sprecher für die WEG – in der Regel wird dies der Beirat sein. Es ist zu empfehlen, die Erwartungen der Eigentümer im Vorwege zu sammeln und zur Vertragsverhandlung parat zu haben. Hierbei ist auch zu berücksichtigen, was bei der aktuellen Verwaltung nicht gut funktioniert hat. Beispielsweise Erreichbarkeit, Reaktionszeit, Umsetzung von Beschlüssen, Vergabe von Aufträgen an Gewerke und Überwachung der Ausführung.
- Formelle Kündigung: Senden Sie eine formelle, schriftliche Kündigung an die bestehende Verwaltung unter Einhaltung der Fristen.
- Übergabeprozess: Planen Sie einen reibungslosen Übergabeprozess mit der neuen Verwaltung, um den Wechsel so effizient wie möglich zu gestalten. Oft zeigt sich, dass der Kooperationswille der aktuellen Verwaltung – nun ja, begrenzt ist. Hier kann die neue Verwaltung gegebenenfalls unterstützen.
Die PT Administration GmbH wird Sie bei einem Wechsel partnerschaftlich unterstützen. Wir können auch gerne Musterbeispiele für Beschlüsse und Kündigungen bereit stellen.