Leistungen
Verwaltungsbeirat in der WEG: Ihre Rolle, Ihre Möglichkeiten – und wie wir Sie dabei unterstützen
Stellen Sie sich vor:
Sie engagieren sich als Verwaltungsbeirat oder möchten diese verantwortungsvolle Aufgabe übernehmen. Sie kennen Ihre Nachbarn, haben ein gutes Gespür für die Stimmung im Haus und möchten, dass die Verwaltung effizient, transparent und fair funktioniert. Aber was genau darf ein Beirat eigentlich – und was nicht? Wie viel Verantwortung tragen Sie? Und was bedeutet das konkret für die Zusammenarbeit mit der Hausverwaltung?
Als Hausverwaltung aus Hamburg mit persönlichem Anspruch stehen wir von PT Administration für eine partnerschaftliche und wertschätzende Zusammenarbeit mit Beiräten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was Sie als Beirat wissen sollten – klar, verständlich und mit Blick auf die Praxis.
Aufgaben des Verwaltungsbeirats: Bindeglied und Berater
Der Verwaltungsbeirat ist mehr als nur „ein Gremium“. Er ist das Gesicht der Eigentümergemeinschaft gegenüber der Verwaltung – oft nah dran am Objekt und an den Menschen.
Typische Aufgaben sind:
- Unterstützung der Verwaltung: Als Beirat begleiten Sie die Verwaltung und helfen, Themen frühzeitig zu erkennen und lösungsorientiert zu bearbeiten.
- Überwachung der Verwaltungstätigkeit: Nicht kontrollierend, sondern begleitend – z. B. bei Rückfragen oder Hinweisen auf Missstände.
- Prüfung der Jahresabrechnung: Gemeinsam mit uns als Verwaltung prüfen Sie Plausibilität und Vollständigkeit der Unterlagen (Belegprüfung).
- Vorbereitung von Eigentümerversammlungen: Sie bringen Themen ein, formulieren Anträge oder besprechen die Tagesordnung mit uns.
- Ansprechpartner für Miteigentümer: Gerade bei Unsicherheiten, Spannungen oder baulichen Themen helfen Sie, die Kommunikation sachlich zu halten.
Pflichten des Verwaltungsbeirats
Verwaltungsbeiräte handeln im Sinne der Gemeinschaft. Dazu gehören:
- Sorgfaltspflicht: Entscheidungen sollten wohlüberlegt und nachvollziehbar sein.
- Verschwiegenheitspflicht: Was vertraulich ist, bleibt vertraulich – besonders bei sensiblen Daten.
- Neutralität: Persönliche Interessen dürfen nicht überwiegen. Diplomatie ist gefragt.
Manchmal erwarten Eigentümer zu viel vom Beirat – oder der Beirat übernimmt Aufgaben, die nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fallen. Wichtig zu wissen:
Grenzen des Verwaltungsbeirats
- Keine Entscheidungsbefugnis: Empfehlungen ja, Entscheidungen trifft die Eigentümerversammlung.
- Kein Weisungsrecht gegenüber Verwaltung oder Handwerkern
- Keine Sonderrechte in der Versammlung: Beiräte sind gleichberechtigte Miteigentümer.
- Haftung möglich: Bei grober Fahrlässigkeit kann eine Haftung eintreten – auch hier unterstützen wir Sie mit klaren Prozessen und Dokumentation.
Für Kunden 24/7 erreichbar
In Notfällen erreichen uns Kunden rund um die Uhr, ansonsten durchgängig Montags bis Freitags von 10 bis 17 Uhr.
Vergütung:
Ehrenamt mit Aufwand
- Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Vergütung – die meisten Beiräte arbeiten ehrenamtlich.
- Aufwandsentschädigungen sind aber üblich – etwa für Fahrtkosten, Sitzungsprotokolle oder umfangreiche Belegprüfungen.
- Ob und wie vergütet wird, entscheidet die Eigentümerversammlung.
Wenn ein Verwalterwechsel ansteht: Der Beirat in Schlüsselposition
Nicht selten begleiten oder initiieren Beiräte den Wechsel der Hausverwaltung. Dabei geht es um wichtige Fragen:
- Welche Anforderungen haben wir an die neue Verwaltung?
- Was soll sich verbessern?
- Welche Leistungen müssen vergleichbar sein?
- Wer spricht mit den Dienstleistern?
Wir erleben häufig, dass gerade bei einem Wechsel ein engagierter Beirat Gold wert ist. Er sorgt für Struktur, sorgt für Transparenz – und hilft, zwischen alten und neuen Verwaltungsprozessen zu vermitteln.
Tipp: Eigenes Beiratsarchiv
Ein kleines Archiv kann helfen – vor allem beim Übergang:
- Teilungserklärung & Gemeinschaftsordnung
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Verträge (z. B. Wartung, Reinigung, Versicherungen)
- Wirtschaftsplan & Rücklagenentwicklung
- Grundbuchauszug & Kontodaten (soweit zugänglich)
Unser Anspruch als Verwaltung: Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Wir verstehen den Verwaltungsbeirat nicht als Kontrollorgan – sondern als wertvollen Partner in der täglichen Praxis. Ob es um bauliche Maßnahmen, Abrechnungen oder Konfliktlösung geht:
Ein kurzer Draht, klare Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen sind der Schlüssel.
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