Die Übernahme eines Objektes stellt eine Immobilienverwaltung vor einige Aufgaben. Zunächst gilt es, das Objekt und die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kennen zu lernen. Hierzu müssen zunächst die relevanten Dokumente gesichtet werden:
- Teilungserklärung – die Basis der Eigentumsverteilung am Objekt.
- Gemeinschaftsordnung (soweit vorhanden) – sie regelt die Vereinbarungen zwischen den Wohnungseigentümern und spezifiziert Rechte und Pflichten der WEG-Mitglieder. Sie ist aber nicht Pflicht.
- Aktueller Grundbuchauszug – dies ist wichtig, um die Eigentumsverhältnisse zu dokumentieren. Die Verwaltung muss wissen, wer zur Eigentümerversammlung zu laden ist. Wer nicht im Grundbuch steht, hat keinen Zutritt. Ausnahmen gibt es – die sind aber sehr begrenzt.
- Beschlusssammlung – Hier wird ersichtlich, wie sich der Stand und die Entwicklung der Willensbildung der WEG darstellen. Eventuell sind hier noch „offene Baustellen“ – schließlich ist die Verwaltung an die Beschlüsse der WEG gebunden.
- Kontostände – Ist die WEG solvent? Was befindet sich auf dem Konto für laufende Ausgaben, was auf dem Konto für Instandhaltung (Instandhaltungsrücklage)? Passt alles, oder gibt es Diskrepanzen zum…
- Wirtschaftsplan – Wie sind die laufenden Kosten? Gibt die Instandhaltungsrücklage genug her, um beschlossene Maßnahmen durchzuführen? Und in diesem Kontext…
- Außenstände beim Hausgeld: Haben alle Eigentümer fristgemäß bezahlt? Laufen Mahnverfahren?
- Liste der laufenden Verträge – Welche Aufgaben sind an welche Dienstleister oder Gewerke vergeben? Hierzu zählen in der Regel Brandschutzaufgaben, Wartung der Heizungsanlage, Schornsteinfeger, Gebäude- und Treppenhausreinigung, Winterdienst, Hausmeisterdienst, Gartenpflege
- Sonstige Dienstleister und Gewerke – Mit welchen Unternehmen hat die WEG in der Vergangenheit schon zusammengearbeitet und hat eventuell auch Vereinbarungen zum Notdienst getroffen (Gas, Wasser… Elektrizität)
- Versicherungen – Wie sehen die Verträge aus? Versicherungsumfang, Laufzeit, Prämien. Dies muss eventuell von der neuen Verwaltung kritisch geprüft werden.
- Versorger: Wer liefert Strom, Wasser, Brennstoff für die Heizung? Zu welchen Konditionen? Hier muss gegebenenfalls die Verwaltung optimieren
Inaugenscheinnahme
Es ist unerlässlich, dass eine neue Verwaltung das Objekt bei der Übernahme begeht, um den Zustand zu beurteilen und am besten auch protokolliert. Dies sollte im Beisein des Beirates oder eines Eigentümers erfolgen. Gibt es einen technischen Leiter bei der Verwaltung, sollte auch dieser dabei sein. In der PT Administration GmbH ist diese Position mit Patrick Toll besetzt, einem versierten Techniker, der sich auch mit komplexen technischen Fragen auskennt.
Bei der Begehung gilt es zunächst, die wichtigsten – also sicherheitsrelevanten – Zustände zu sichten.
Das betrifft insbesondere
- Brandschutz – Sind die Feuerschutztüren funktionsbereit und entsprechen sie den Aktuellen Anforderungen? Sind ausreichend Feuerlöscher vorhanden, und sind diese gewartet? Wie steht es mit Rauchmeldern? Funktioniert der Rauchabzug (meist im Dachbereich des Treppenhauses? Sind die Einrichtungen im Heizungsraum brandsicher?
- Wegesicherung – Gibt es „Stolperfallen“ in der Zuwegung? Ab 2 cm Unterschied ist Abhilfe zu schaffen. Gibt es sichtbare Abplatzungen im Mauerwerk oder lockere Dachziegel? Ist die Beleuchtung der Zuwegung und des Treppenhauses funktionsfähig und springt automatisch an (Dämmerungsschalter oder Bewegungsmelder)?
- Absicherung des Grundstücks zur Wasserseite (Soweit zutreffend)
Vorbereitung auf Besonderheiten
Jeder Jeck ist anders – heißt es in Köln. Übertragen auf Eigentümergemeinschaften gilt: Jede WEG hat ihre Besonderheiten. Wie jedes Gebäude ein Unikat ist, gibt es auch in jeder Gemeinschaft Besonderheiten, die man als Verwalter kennen sollte. Diese lassen sich oft nicht aus Dokumenten herauslesen, sondern müssen im Dialog herausgearbeitet werden. Hier einige Punkte, die angesprochen werden sollten:
- Gibt es anhängige oder zu erwartende Rechtsstreitigkeiten? Das kann Gewerke, aber auch (bei Neubauten) den Bauträger betreffen. Auch Rechtsstreitigkeiten mit Eigentümern können anhängig oder zu erwarten sein: Nicht gezahlte Hausgelder, Ruhestörung, nicht genehmigte Nutzung des Sondereigentums, Verunreinigung des Gemeinschaftseigentums – der Phantasie sind da keine Grenzen gesetzt.
- Gibt es Probleme mit der Nachbarschaft – Streit um Parkplätze, überhängende Bäume, Grenzziehungen, Gartenpartys – auch hier ist manches möglich.
- Gibt es problematische Mitbewohner – Hält sich jemand nicht an die Hausordnung? Stört jemand den Frieden des Miteinanders? Das kann für eine Verwaltung eine Herausforderung sein, man ist quasi Schiedsrichter. Die Probleme können auch durch Eigentümer, aber auch durch Mieter verursacht sein. Dann ist, wenn keine Mieterverwaltung vereinbart wurde, zwar der Eigentümer als Vermieter zuständig. Für den Eigentümer aber wieder die Verwaltung.
- Gab oder gibt es Probleme mit oder Beschwerden über Vertragspartner? Klar, gemeckert wird immer. Aber berechtigten Beschwerden über Mängel müssen von der Verwaltung nachgegangen werden. Sie vertritt die Eigentümergemeinschaft schließlich nach außen.
- Gibt es Bestrebungen, Änderungen am Objekt vorzunehmen? Hierzu gibt es vielleicht noch keine Beschlüsse, aber eben doch Wünsche.
Seit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetztes (WEG) vom 01. Dezember 2020 (WEMoG §20 Abs. 2) gibt es die sogenannten Privilegierten Maßnahmen. Diese können ohne Zustimmung der Eigentümergemeinschaft durchgeführt werden, wenn nicht gravierende Gründe dagegensprechen. Diese Maßnahmen betreffen unter anderem die Barrierefreiheit, Elektromobilität, den Einbruchschutz und den Anschluss an ein Hochgeschwindigkeitsnetz.
Verwaltungsintern
Die WEG hat damit zwar nichts direkt zu tun, sollte es aber zur Kenntnis nehmen. Die Vorbereitung zur Übernahme der Verwaltung eines Objektes erfordert von der Verwaltung auch intern einen nicht geringen Aufwand. In der Betriebs-IT sind alle Daten einzupflegen. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse muss ein Aktionsplan aufgestellt werden, der idealerweise mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt wird. Zu allen Eigentümern und Gewerken muss die Verwaltung Kontakt aufnehmen. Und nicht zuletzt muss dem zuständigen Amtsgericht die Übernahme der Verwaltung angezeigt werden.