Die Hausgeldabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie gibt den Eigentümern einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft und hilft bei der Planung zukünftiger Maßnahmen. In dieser Abrechnung werden verschiedene Posten aufgeführt, darunter auch umlagefähige Kosten und die Instandhaltungsrücklage. Die Erstellung der Abrechnung ist Pflicht der Immobilienverwaltung. Sie hat zudem den Wirtschaftsplan und eine Vermögensübersicht der WEG aufzustellen.
Das Hausgeld teilt sich in zwei Bereiche: Die typischen Kategorien sind laufende Kosten und Instandhaltungsrücklage. Laufende Kosten sind in der Regel Umlagefähig, das heißt, sie können auf Mieter umgelegt werden. Die Instandhaltungsrücklage hingegen ist nicht umlagefähig und dient der Erhaltung des Immobilienobjektes. Hier können bei besonderen Investitionen, die höher sind als die Rücklage, auch Sonderumlagen von der Eigentümergemeinschaft beschlossen werden. Für laufende Kosten und die Instandhaltungsrücklage ist von der Verwaltung jeweils ein eigenes Konto zu führen.
Das Hausgeld wird auf die Eigentümer der Gesellschaft nach einem festgelegten Schlüssel verteilt. In der Regel nach dem Miteigentumsanteil oder der Wohnungsgröße. Damit entfallen auf größere Eigentumsanteile höhere Anteile am zu zahlenden Hausgeld. Die Verwaltung ist zum Eintreiben des Hausgeldes von den Mitgliedern der Eigentümergemeinschaft verpflichtet.
Laufende und umlagefähige Kosten
Laufende und umlagefähige Kosten sind diejenigen Ausgaben, die regelmäßig anfallen. Diese Kosten sind in der Regel im Wirtschaftsplan der WEG enthalten und umfassen typischerweise:
- Heizkosten: Gebühren für die Beheizung der Gemeinschaftsräume oder die zentrale Heizungsanlage- nicht jedoch Heizkosten für die Beheizung von Sondereigentum, wenn eine individuelle Abrechnung des Verbrauches erfolgt.
- Wasserkosten: Kosten für die Wasserversorgung und Abwasserentsorgung des Gemeinschaftseigentums. Auch nicht für den Verbrauch im Sondereigentum, wenn dieser individuell erfasst wird.
- Müllabfuhr: Gebühren für die regelmäßige Entsorgung von Abfällen.
- Hausmeisterservice: Entlohnung für den Hausmeister, der für die Pflege und Wartung des Gebäudes verantwortlich ist.
- Reinigungsdienste: Kosten für die Säuberung der Gemeinschaftsflächen.
- Versicherungen: Prämien für Gebäudeversicherungen wie Haftpflicht- oder Feuerversicherung. Aber: Das Mietrecht setzt voraus, dass zur Umlage eine entsprechende Vereinbarung besteht und im Mietvertrag enthalten ist (§ 556 BGB). Fehlt er, ist die Gebäudeversicherung nicht umlagefähig.
Instandhaltungsrücklage
Die Instandhaltungsrücklage ist ein nicht umlagefähiger finanzieller Puffer, der für zukünftige Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen des Gemeinschaftseigentums vorgesehen ist. Sie ist von großer Bedeutung, um unerwartete oder auch geplante Ausgaben für größere Reparaturen und Investitionen abdecken zu können, ohne die Eigentümer mit einmaligen hohen Zahlungen (Sonderumlage) zu belasten.
Zweck der Instandhaltungsrücklage:
- Langfristige Planung: Sicherstellung, dass ausreichend Mittel für geplante Instandhaltungsarbeiten und Investitionen zur Verfügung stehen.
- Notfallreparaturen: Bereitstellung von Mitteln für unvorhergesehene Reparaturen, die schnell durchgeführt werden müssen.
- Wertsteigerung: Erhaltung und Steigerung des Wertes der Immobilie durch regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen und eventuelle Investitionen.
Die Höhe der Instandhaltungsrücklage sollte regelmäßig überprüft und an die Bedürfnisse der Immobilie angepasst werden.
Rolle des Verwalters
Der Verwalter spielt eine zentrale Rolle bei der Erstellung der Hausgeldabrechnung. Zu seinen Aufgaben gehören:
- Erstellung und Prüfung: Der Verwalter erstellt den Entwurf der Hausgeldabrechnung und stellt sicher, dass alle Posten korrekt und nachvollziehbar sind.
- Kommunikation: Er kommuniziert mit den Eigentümern über die Abrechnung und erklärt Unklarheiten.
- Verwaltung der Rücklage: Der Verwalter sorgt dafür, dass die Instandhaltungsrücklage ordnungsgemäß angelegt und verwaltet wird.
Vor einer Eigentümerversammlung soll durch die Eigentümer, in der Regel durch den Beirat, eine Belegprüfung zur Hausgeldabrechnung durchgeführt werden. Dies ist insbesondere für die Entlastung der Verwaltung für das vergangene Wirtschaftsjahr wichtig. Eine transparente und nachvollziehbare Hausgeldabrechnung fördert das Vertrauen der Eigentümer in die Verwaltung und trägt zu einem harmonischen Miteinander in der WEG bei.