Ein Verwaltungsbeirat ist ein wichtiges Gremium innerhalb von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und spielt eine wesentliche Rolle bei der Unterstützung der Verwaltung. Die PT Administration GmbH ist stets an einer vertrauensvollen und respektvollen Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeiräten interessiert. Schließlich sind die Beiräte üblicherweise nah am Objekt und den Miteigentümern. Ein „kurzer Draht“ zwischen Beirat und Verwaltung kann das Funktionieren einer WEG erheblich erleichtern.
In diesem Artikel werden die Aufgaben, Pflichten, Grenzen und die Vergütung eines Verwaltungsbeirats erläutert.
Aufgaben des Verwaltungsbeirats
Der Verwaltungsbeirat hat mehrere zentrale Aufgaben, die dazu beitragen, dass die Verwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft reibungslos abläuft:
- Unterstützung des Verwalters: Der Beirat unterstützt den Verwalter bei der Erfüllung seiner Aufgaben und fungiert als Bindeglied zwischen dem Verwalter und den Eigentümern.
- Überwachung der Verwaltung: Der Beirat soll die korrekte Tätigkeit der Verwaltung im Blick haben. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Verwaltung dem Beirat „berichtspflichtig“ ist, sondern dass der Beirat bei Aufgabenverletzungen der Verwaltung diese anspricht und gegebenenfalls die Miteigentümer informiert.
- Prüfung der Jahresabrechnung: Eine der Hauptaufgaben ist die Prüfung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans. Der Beirat überprüft die Korrektheit und Plausibilität der Abrechnungen (Belegprüfung).
- Vorbereitung von Eigentümerversammlungen: Der Beirat hilft bei der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, indem er Themen und Anträge sammelt und für die Agenda an die Verwaltung weiterleitet.
- Beratung der Eigentümer: Der Verwaltungsbeirat steht den Eigentümern beratend zur Seite und wirkt bei der Entscheidungsfindung zu verschiedenen Angelegenheiten mit.
Pflichten des Verwaltungsbeirats
Neben den Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat auch bestimmte Pflichten:
- Sorgfaltspflicht: Der Beirat muss seine Aufgaben mit der gebotenen Sorgfalt ausführen und im Interesse der Gemeinschaft handeln.
- Verschwiegenheitspflicht: Die Mitglieder des Beirats sind zur Verschwiegenheit über vertrauliche Angelegenheiten verpflichtet. Dies gilt insbesondere für sensible finanzielle und persönliche Informationen.
- Neutralität: Der Beirat sollte stets neutral und unparteiisch handeln und keine persönlichen Interessen verfolgen.
Grenzen des Verwaltungsbeirats
Der Verwaltungsbeirat hat bestimmte Grenzen, die seine Befugnisse einschränken:
- Keine Entscheidungsbefugnis: Der Beirat hat keine rechtliche Entscheidungsbefugnis. Er kann Empfehlungen aussprechen, aber die endgültige Entscheidung liegt bei der Eigentümerversammlung.
- Kein Weisungsrecht: Der Beirat kann dem Verwalter keine Weisungen erteilen. Der Verwalter bleibt unabhängig in seiner Entscheidungsfindung.
- Keine Weisungs- und Kontrollbefugnis gegenüber Gewerken: Der Beirat ist nicht befugt, Gewerken, also Handwerkern, Anweisungen zu geben oder deren Arbeit zu kontrollieren. Dies ist allein Aufgabe der Verwaltung. Aber natürlich kann und soll der Beirat die Verwaltung auf Probleme hinweisen.
- Haftung: Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann der Beirat haftbar gemacht werden. Daher ist es wichtig, dass der Beirat sorgfältig arbeitet.
- Keine Sonderrechte in der Eigentümerversammlung: Der Beirat hat keine Befugnis, Rede- und Anwesenheitsrechte in der Eigentümerversammlung zu erteilen oder einzuschränken. Er ist insofern gleichberechtigt mit allen anderen Miteigentümern.
Vergütung des Verwaltungsbeirats
Die Vergütung des Verwaltungsbeirats ist in der Regel in der Gemeinschaftsordnung oder in einem Beschluss der Eigentümerversammlung festgelegt:
- Keine gesetzliche Vergütungspflicht: Es besteht keine gesetzliche Pflicht, den Beirat zu vergüten. Die Vereinbarung über eine Vergütung ist Sache der Eigentümergemeinschaft. Meist ist die Tätigkeit als Beirat ehrenamtlich
- Aufwandsentschädigung: Häufig erhalten Beiratsmitglieder eine Aufwandsentschädigung für ihre Tätigkeit. Die Höhe variiert je nach Gemeinschaft und Aufgabenumfang. So könnten etwa Fahrkosten oder Aufwände für außerordentliche Tätigkeiten vergütet werden.
Unterstützung beim Wechsel der Verwaltung
Manchmal ist ein Wechsel der Verwaltung angeraten. Meist, wenn entweder Unzufriedenheit mit der Tätigkeit oder eine Änderung der Konditionen anstehen. Dann wird es interessant:
- Was sind die Ansprüche an die neue Verwaltung?
- Was muss mit der neuen Verwaltung anders oder besser werden?
- Stimmen die Konditionen?
- Wie soll eine neue Verwaltung gefunden werden, wer spricht für die Gemeinschaft? Dies ist meisten der Beirat.
Allerdings sollte sich der Beirat eng mit den Eigentümern zu diesen Themen abstimmen. Er sollte keinesfalls allein bestimmen wollen, wie die Auswahl und die Verhandlungen laufen. Hier gilt die alte Militärweisheit: „Ein klarer Befehl ist ein Segen für die Truppe“. Will heißen: Weitgehende Einigkeit der Eigentümergemeinschaft in der Willensbildung und Delegieren an den/die Verhandler – meistens der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates. Auch ein zukünftiger Verwalter muss einen klaren Ansprechpartner haben.
Hilfreich ist es zudem, wenn der Beirat ein eigenes Archiv besitzt: Zumindest die wichtigsten Unterlagen sollten vorhanden sein:
- Teilungserklärung
- Gemeinschaftsordnung (soweit vorhanden)
- Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Aufstellung der laufenden Verträge
- Versicherungsunterlagen
- Aktueller Grundbuchauszug (soweit vorhanden)
- Aktueller Wirtschaftsplan
- Kontoverbindungen
Gundsätzlich ist die Vorgängerverwaltung zu Herausgabe aller die WEG betreffenden Unterlagen verpflichtet. Tja, eigentlich… Manchmal gestaltet sich die Übergabe jedoch „hakelig“. Dann ist es hilfreich, der neuen Verwaltung aus dem eigenen Archiv Unterlagen bereit stellen zu können.
Zusammenfassend ist der Verwaltungsbeirat eine sinnvolle Einrichtung innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft, die durch ihre Aufgaben und Pflichten zur effizienten Verwaltung und zum harmonischen Zusammenleben der Eigentümer beiträgt. Als Bindeglied zwischen Verwaltung und Eigentümergemeinschaft hat ein Beirat sowohl für die Gemeinschaft als auch für die Verwaltung eine sehr hilfreiche Funktion. Zu beachten ist, dass für die Aufgabe eine gewisse diplomatische Einstellung und auch kommunikative Fähigkeiten gebraucht werden. Keinesfalls ist die Tätigkeit als Beirat jedoch eine „Machtposition“.